Tietosuoja

Beijer Ref AB on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi. Tämä tietosuojaseloste selittää, kuinka keräämme ja käytämme henkilötietojasi sekä mitä oikeuksia ja vaihtoehtoja sinulla on tältä osin.

KUKA ON VASTUUSSA HENKILÖTIEDOISTASI?

Beijer Ref AB on vastuussa henkilötiedoistasi

MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME?

Keräämiämme henkilötietoja voivat olla:

• Yhteystiedot, kuten nimesi, ammattisi, postiosoitteesi, mukaan lukien kotiosoitteesi, jos olet antanut sen tietoomme, yrityksen osoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite;

• Maksutiedot, kuten maksujen käsittelyyn ja petostentorjuntaan tarvittavat tiedot, mukaan lukien luotto-/pankkikorttien numerot, turvakoodinumerot ja muut asiaan liittyvät laskutustiedot;

• Muut liiketoimintaan liittyvät tiedot, joiden käsittely on välttämätöntä liittyen Beijer Ref AB:n kanssa tehtyyn liiketoimeen, projektiin tai asiakassopimussuhteeseen taikka tiedot, jotka olet vapaaehtoisesti antanut, esim. rekrytointiprosessissa, kuten annettujen ohjeiden, suoritettujen maksujen, pyyntöjen ja hankkeiden yhteydessä;

• Salasanasi Beijer Ref AB -verkkosivustolle tai muille salasanalla suojatuille alustoille tai palveluille, jos sinulla on sellainen;

• Julkisesti saatavilla olevista resursseista, eheystietokannoista ja luottotoimistoista kerätyt tiedot;

• Lain vaatiessa sisäisen valvonnan noudattamiseksi, tiedot asiaankuuluvista ja olennaisista oikeudenkäynneistä tai muista oikeudellisista menettelyistä sinua tai sinuun liittyvää kolmatta osapuolta vastaan ja vuorovaikutuksesta kanssasi, jolla voi olla merkitystä kilpailunrajoitusten kannalta;

• Henkilötietojen erityisluokat. Tapahtumaan tai seminaariin ilmoittautumisen ja pääsyn yhteydessä saatamme pyytää tietoja terveydestäsi ottaaksemme huomioon mahdolliset terveyteen liittyvät rajoitteet tai erityisruokavaliot. Kaikkien tällaisten tietojen käyttö perustuu suostumuksesi. Jos et anna meille tietoja tällaisista rajoitteista  tai erityisruokavaliovaatimuksista, emme voi huomioida niitä;

• Muita mieltymyksiäsi koskevia henkilötietoja, jos ne liittyvät tarjoamaamme myyntiin ja palveluihin; ja/ tai

• Tiedot käynneistäsi tiloissamme.

Ajoittain henkilötiedot saattavat sisältää henkilötietoja jäsenyydestäsi ammattijärjestöstä, ammattiliitossa tai vastaavasta jäsenyydestä taikka terveyteen liittyviä henkilötietoja, tietoja ruokavaliomieltymyksistä silloin, kun se on merkityksellinen liittyen tapahtumiin, joihin olemme kutsuneet sinut, sekä tietoja mahdollisesta rikosrekisteristäsi.

MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA?

Saatamme kerätä henkilötietojasi useissa tilanteissa, kuten

• Kun sinä tai organisaatiosi pyydät meiltä tietoa, neuvoja tai käytät mitä tahansa online-palveluamme;

• Kun sinä tai organisaatiosi selaat, laitat tiedustelun tai muuten käytät verkkosivustojamme;

• Kun haet työpaikkaa tai avointa työtehtävää yrityksessämme;

• Kun sinä tai organisaatiosi tarjoat palveluitasi meille.

• Kun osallistut seminaariin tai muuhun Beijer Ref AB -tapahtumaan tai rekisteröidyt vastaanottamaan meiltä henkilötietoja, mukaan lukien koulutukset; tai

Joissain tapauksissa keräämme henkilötietojasi kolmannelta osapuolelta. Saatamme esimerkiksi kerätä henkilötietoja organisaatioltasi, muista organisaatioista, joiden kanssa olet tekemisissä, valtion virastoilta, luottotietotoimistolta, tiedon tai palveluntarjoajalta tai julkisesti saatavilla olevista tietueista.

TULEEKO SINUN ANTAA MEILLE HENKILÖTIETOJASI?

Pääsääntöisesti annat meille henkilötietojasi omalla suostumuksellasi täysin vapaaehtoisesti; Sinulle ei yleensä aiheudu haitallisia seuraamuksia, jos et anna suostumustasi taikka muutoin luovuta henkilötietojasi. On kuitenkin tilanteita, joissa Beijer Ref AB ei voi ryhtyä toimenpiteisiin ilman tiettyjä henkilötietojasi, esimerkiksi siksi, että näitä henkilötietoja tarvitaan ohjeiden tai tilausten ja toimitusten käsittelyyn, pääsyn tarjoamiseen verkkosivustojen tarjouksiin tai uutiskirjeeseen, rekrytointiprosessissa tai lain edellyttämän vaatimustenmukaisuustarkastuksen suorittamiseksi. Näissä tapauksissa emme valitettavasti voi vastata pyyntöösi tai käsitellä asiaasi ilman asiaankuuluvia henkilötietoja. Tällöin ilmoitamme sinulle asiasta.

MIHIN TARKOITUKSEEN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJA?

Voimme käyttää henkilötietojasi vain seuraaviin tarkoituksiin ("Sallitut tarkoitukset"):

• Tavaroiden tai muiden palvelujen tai asioiden myynnin tarjoaminen pyyntösi mukaisesti, mukaan lukien online-palvelut tai -ratkaisut sinun tai organisaatiosi ohjeiden tai pyyntöjen mukaisesti;

• Sinun tai organisaatiosi liikesuhteen hallinta ja hallinnointi Beijer Ref AB:n kanssa, mukaan lukien maksujen käsittely, kirjanpito, tilintarkastus, laskutus ja perintä, tukipalvelut;

• Lakisääteisten velvoitteidemme (kuten kirjanpitovelvoitteiden) noudattaminen, vaatimustenmukaisuuden valvonta- tai kirjaamisvelvoitteemme (esim. vientilait, kauppapakotteet ja kauppasaartolainsäädäntö, rahanpesun torjunta, talous- ja luottotarkastus sekä petosten ja rikosten ehkäisy ja havaitsemistarkoituksiin), johon voi sisältyä yhteystietojesi tai muiden henkilöllisyyttäsi koskevien tietojen automaattinen tarkistaminen sovellettavien pakotelistojen nojalla ja yhteydenotto sinuun henkilöllisyytesi vahvistamiseksi mahdollisen vastaavuuden yhteydessä tai kommunikoinnin tallentamisen yhteydessä, joka saattaa olla merkityksellistä säädöstenmukaisuuden noudattamisen kannalta;

• Analysoidaksemme ja parantaaksemme palveluitamme ja viestintäämme sinulle;

• Tilojemme, IT- ja viestintäjärjestelmien, verkkoalustojen, verkkosivustojen ja muiden järjestelmien turvallisuuden suojaaminen ja pääsyn hallinta, turvallisuusuhkien, petosten tai muun rikollisen tai haitallisen toiminnan estäminen ja havaitseminen;

• vakuutuksia varten;

• Käytäntöjemme ja standardiemme noudattamisen valvontaan ja arviointiin;

• noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme ja pyyntöjä, mukaan lukien raportointi kansallisille ja kansainvälisille sääntelyelimille ja/tai niiden auditoinnit;

• Noudattaaksemme oikeuden määräyksiä ja harjoittaaksemme ja/tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme; ja

• Kaikkiin edellä mainittuihin liittyviin ja/tai niitä tukeviin tarkoituksiin tai mihin tahansa muuhun tarkoitukseen, jota varten henkilötietosi on toimitettu meille.

Jos olet nimenomaisesti antanut meille suostumuksesi, voimme käsitellä henkilötietojasi myös seuraaviin tarkoituksiin:

• Kommunikoidaksemme kanssasi valitsemiesi kanavien kautta, jotta pysyt ajan tasalla viimeisimmistä alan kehityksestä, ilmoituksista ja muista tiedoista Beijer Ref AB:n tuotteista, teknologioista ja palveluista (mukaan lukien uutiskirjeet ja muut tiedot) sekä Beijer Ref AB:sta. koulutukset, tapahtumat ja projektit;

• Asiakaskyselyt, markkinointikampanjat, markkina-analyysit, arvonnat, kilpailut tai muut myynninedistämistoimet tai -tapahtumat; tai

• Keräämme tietoja mieltymyksistäsi käyttäjäprofiilin luomiseksi, jotta voimme mukauttaa ja edistää viestintämme ja vuorovaikutuksen laatua kanssasi (esimerkiksi uutiskirjeiden seurannan tai verkkosivuston analytiikan avulla).

Markkinointiin liittyvän viestinnän osalta -lain sitä vaatiessa- annamme sinulle tällaisia tietoja vasta osallistumisesi jälkeen, ja tarjoamme sinulle mahdollisuuden kieltäytyä markkinointiviestinnän vastaanottamisesta milloin tahansa. Emme käytä henkilötietojasi sinuun vaikuttavassa automaattisessa päätöksenteossa tai muiden kuin yllä kuvattujen profiilien luomiseen

Riippuen siitä, mihin yllä mainittuun Sallittuun tarkoituksiin käytämme henkilötietojasi, voimme käsitellä henkilötietojasi perustuen yhteen tai useampaan seuraavaan oikeudelliseen perusteeseen:

• Käsittelyn ollessa tarpeen asiakkaan tai toimittajan ohjeiden tai muun sinun tai organisaatiosi kanssa tehdyn sopimuksen noudattamiseksi;

• noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (esim. eläke- tai verotusta koskevien tietojen ylläpitämiseksi); tai

• Käsittelyn ollessa tarpeen meidän tai henkilötietosi vastaanottavien kolmansien osapuolien oikeutettujen etujen tai -velvoitteiden vuoksi, edellyttäen, että sinun etusi tai perusoikeutesi eivät syrjäytä kyseisiä oikeudellisia etuja ja velvoitteita.

Lisäksi käsittely voi perustua nimenomaiseen suostumukseesi.

KEIDEN KANSSA JAAMME HENKILÖTIETOJASI?

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:

• Voimme jakaa henkilötietojasi Beijer Ref yksiköiden välillä luottamuksellisesti, jos se on tarpeen oikeudellisen neuvonnan tai muiden tuotteiden tai palveluiden tarjoamiseksi sekä hallinnollisiin, laskutus- ja muihin liiketoimintatarkoituksiin. Luettelo maista, joissa Beijer Ref yksiköt sijaitsevat, löytyy Beijer Ref -verkkosivustoltamme beijeref.com;

• Saatamme luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolisille kumppaneille näiden suorittaessa tehtäviä puolestamme, kuten IT-palveluiden tarjoamista tai markkinoinnissa ja rekrytoinnissa avustamista, lehdistötiedotteiden hallinnoinnissa, data-analytiikan tai tilastointiin liittyvissä tehtävissä.

• Saatamme paljastaa yhteystietosi luottamuksellisesti kolmansille osapuolille, jotta voimme kerätä palautettasi Beijer Ref AB:n palvelutarjonnasta, auttaaksemme meitä arvioimaan suorituksiamme sekä parantamaan ja mainostamaan palveluitamme;

• Saatamme jakaa henkilötietosi yrityksille, jotka tarjoavat palveluita rahanpesutarkastuksia, luottoriskin vähentämistä ja muita petosten ja rikosten ehkäisytarkoituksiin sekä vastaavia palveluja tarjoavien yritysten kanssa, mukaan lukien rahoituslaitokset, luottotietotoimistot ja sääntelyelimet, joiden kanssa tällaisia henkilötietoja jaetaan;

• Saatamme jakaa henkilötietosi mille tahansa kolmannelle osapuolelle, jolle luovutamme tai uudistamme oikeuksiamme tai velvollisuuksiamme;

• Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, kuten tuomioistuimille, lainvalvontaviranomaisille, viranomaisille, asianajajille tai muille osapuolille, jos se on tarpeen laillisen oikeuden vahvistamiseksi, kanteen tai vaatimuksen esittämiseksi, ajamiseksi tai sellaiseen puolustautumiseksi taikka muutoin tarpeen muussa vaihtoehtoisessa riidanratkaisuprosessissa;

• Saatamme myös ohjeistaa palveluntarjoajia Beijer Ref AB:n sisällä tai sen ulkopuolella, kotimaassa tai ulkomailla, esim. yhteisiä palvelukeskuksia, käsittelemään henkilötietoja Sallittuihin tarkoituksiin puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Beijer Ref AB säilyttää henkilötietojesi hallinnan ja on vastuussa niistä ja käyttää asianmukaisia suojatoimia soveltuvan lain edellyttämällä tavalla varmistaakseen henkilötietojesi eheyden ja turvallisuuden, kun se ottaa yhteyttä tällaisiin palveluntarjoajiin;

• Saatamme myös käyttää koottuja henkilötietoja ja tilastoja verkkosivujen käytön seurantaan kehittääksemme verkkosivustojamme ja palveluitamme.

Muussa tapauksessa luovutamme henkilötietojasi vain pyyntösi mukaan tai luvallasi, sovellettavan lain tai määräysten vaatimuksista, oikeuden tai muun viranomaisen pyynnöstä tai kun se on tarpeen todellisen tai epäillyn petollisen tai rikollisen toiminnan tutkimiseksi.

JAKAMIESI MUIDEN IHMISTEN HENKILÖTIEDOT

Jos annat meille henkilötietoja jostain muusta henkilöstä (kuten johtajasta, työntekijöistäsi tai liikekumppanistasi), sinun on varmistettava, että sinulla on oikeus luovuttaa kyseiset henkilötiedot meille ja että meillä on oikeus ilman asian varmistamista kerätä, käyttää, luovuttaa ja paljastaa henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Sinun on erityisesti varmistettava, että asianomainen henkilö on tietoinen tässä tietosuojaselosteessa kerrotuista asioista, koska ne liittyvät kyseiseen henkilöön, mukaan lukien henkilöllisyytemme, yhteydenottotapamme, keräämistarkoitukset, henkilötietojen luovutuskäytännöt (mukaan lukien luovuttaminen ulkomaisille vastaanottajille), henkilön oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja valittaa henkilötietojen käsittelystä sekä seuraukset siitä, jos henkilötietoja ei luovuteta meille (kuten se, ettemme voi välttämättä tällöin tarjota palveluita).

SINUA KOSKEVIEN HENKILÖTIETOJEN TURVALLINEN SÄILYTTÄMINEN

Ryhdymme asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin pitääksemme henkilötietosi luottamuksellisina ja turvallisina sisäisten prosessiemme ja käytäntöjemme mukaisesti, jotka koskevat henkilötietojen tallentamista, luovuttamista ja pääsyä niihin. Henkilötietoja voidaan säilyttää tietotekniikassamme, urakoitsijoidemme järjestelmissä tai paperitiedostoissa.

HENKILÖTETOJEN SIIRTO ULKOMAILLE

Beijer Ref AB on osa maailmanlaajuisesti toimivaa Beijer Ref -konsernia. Voimme siirtää henkilötietojasi ulkomaille, jos se on tarpeen yllä kuvattuihin Sallittuihin tarkoituksiin. Tämä voi sisältää maita, jotka eivät tarjoa samaa suojan tasoa kuin kotimaasi lait (esimerkiksi Euroopan talousalueen tai Australian lait). Varmistamme, että kaikkiin tällaisiin kansainvälisiin siirtoihin sovelletaan yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 tai muiden asiaankuuluvien lakien edellyttämiä asianmukaisia tai sopivia suojatoimia. Tämä sisältää EU:n mallisopimuslausekkeiden käytön, jotka ovat saatavilla täältä

SINUA KOSKEVIEN HENKILÖTIETOJEN PÄIVITYS

Jos jokin meille antamiasi henkilötiedoista muuttuu, esimerkiksi jos vaihdat sähköpostiosoitettasi tai jos haluat peruuttaa meille esittämäsi pyynnön tai jos huomaat, että meillä on sinusta epätarkkoja henkilötietoja, kerro siitä meille lähettämällä sähköpostia osoitteeseen contact@freddox.com. Emme ole vastuussa mistään menetyksistä, jotka johtuvat meille antamistasi epätarkoista, virheellisistä, puutteellisista tai epätäydellisistä henkilötiedoista.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Henkilötietosi poistetaan, kun niitä ei enää tarvita Sallittuihin tarkoituksiin tai peruutat suostumuksesi (jos suostumus on peruutettavissa), eikä meillä ole lakisääteistä tai muuta oikeutusta jatkaa tällaisten tietojen säilyttämistä. Säilytämme henkilötietojasi erityisesti, jotta Beijer Ref AB voi esittää oikeudellisia vaateita tai puolustautua niitä vastaan, kunnes asianmukainen säilytysaika päättyy tai kunnes kyseiset vaatimukset on ratkaistu.

OIKEUTESI

Tietyin oikeudellisin ehdoin sinulla on oikeus pyytää kopio hallussamme olevista henkilötiedoista, oikaista mahdolliset virheelliset henkilötiedot ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai rajoittaa sitä. Voit myös tehdä valituksen, jos olet huolissasi henkilötietojesi käsittelystä.

Jos haluat tehdä jonkin edellä mainituista, lähetä sähköpostia osoitteeseen contact@freddox.com. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi toimittamalla meille kopion voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta, jotta voimme noudattaa turvallisuusvelvoitteitamme ja estää tietojen luvattoman luovuttamisen. Varaamme oikeuden veloittaa sinulta kohtuullisen hallinnollisen maksun kaikista ilmeisen perusteettomista tai toistuvista pyynnöistä, jotka koskevat pääsyäsi tietoihisi, sekä kaikista meiltä pyytämistäsi henkilötiedoista.

Käsittelemme kaikki saamamme pyynnöt tai valitukset ja vastaamme sinulle oikea-aikaisesti. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme, voit viedä valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Annamme sinulle pyynnöstä tiedot asiaankuuluvasta viranomaisesta.

TIETOSUOJAPOLITIIKAN PÄIVITYKSET

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty toukokuussa 2018. Varaamme oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa, jotta se vastaa tapaa, jolla käsittelemme henkilötietojasi, taikka muuttuneita lain vaatimuksia. Jos tällaisia muutoksia tapahtuu, julkaisemme muuttuneen tietosuojaselosteen verkkosivuillamme tai muulla tavalla. Muutokset astuvat voimaan heti, kun ne on julkaistu tällä sivustolla.

MITEN OTTAA YHTEYTTÄ BEIJER REF AB:hen

Otamme mielellämme vastaan mielipiteesi verkkosivustostamme ja tietosuojaselosteestamme. Jos haluat ottaa meihin yhteyttä tai sinulla on kysyttävää tai kommentteja, lähetä sähköpostia osoitteeseen contact@freddox.com.