Beijer Ref AB doet er alles aan om uw privacy te beschermen. In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken en welke rechten en mogelijkheden u daarbij heeft.
WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?
Beijer Ref AB is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens
WELKE PERSOONLIJKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ?
De persoonlijke gegevens die we verzamelen, kunnen zijn:
• Contactgegevens, zoals uw naam, functie, postadres, inclusief uw huisadres, waar u dit aan ons heeft verstrekt, bedrijfsadres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres;
• Betalingsgegevens, zoals gegevens die nodig zijn voor het verwerken van betalingen en fraudepreventie, inclusief creditcard-/debetkaartnummers, beveiligingscodenummers en andere gerelateerde factureringsinformatie;
• Verdere zakelijke informatie die noodzakelijkerwijs wordt verwerkt in een zakelijke transactie, project of contractuele relatie van een klant met Beijer Ref AB of vrijwillig door u is verstrekt, bijvoorbeeld in een wervingsproces, zoals gegeven instructies, gedane betalingen, verzoeken en projecten;
• Uw wachtwoord voor de Beijer Ref AB-website of andere met een wachtwoord beveiligde platforms of services, waar u er een heeft;
• Informatie verzameld uit openbaar beschikbare bronnen, integriteitsdatabanken en kredietbureaus;
• Indien wettelijk vereist voor nalevingsdoeleinden, informatie over relevante en belangrijke rechtszaken of andere juridische procedures tegen u of een aan u gerelateerde derde en interactie met u die relevant kan zijn voor antitrustdoeleinden;
• Bijzondere categorieën persoonsgegevens. In verband met de registratie voor en het verlenen van toegang tot een evenement of seminar, kunnen we om informatie over uw gezondheid vragen om eventuele handicaps of speciale dieetwensen die u heeft, te identificeren en er rekening mee te houden. Elk gebruik van dergelijke informatie is gebaseerd op uw toestemming. Als u dergelijke informatie over handicaps of speciale dieetwensen niet verstrekt, kunnen we geen respectieve voorzorgsmaatregelen nemen;
• Andere persoonsgegevens met betrekking tot uw voorkeuren waar deze relevant zijn voor de verkoop en diensten die wij leveren; en/of
• Details van uw bezoeken aan ons pand.
Van tijd tot tijd kan het persoonlijke gegevens bevatten over uw lidmaatschap van een beroeps- of handelsvereniging of vakbond, persoonlijke gezondheidsgegevens, details van voedingsvoorkeuren indien relevant voor evenementen waarvoor wij u uitnodigen en details van een eventueel strafblad.
HOE VERZAMELEN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?
We kunnen in een aantal omstandigheden persoonlijke gegevens over u verzamelen, waaronder:
• Wanneer u of uw organisatie informatie of advies van ons vraagt of onlinediensten gebruikt;
• Wanneer u of uw organisatie onze website bezoekt, een vraag stelt of op een andere manier interactie heeft;
• Wanneer u solliciteert naar een baan of openstaande vacature binnen ons bedrijf;
• Wanneer u of uw organisatie aanbiedt om ons diensten te verlenen of te verlenen.
• Wanneer u een seminar of een ander Beijer Ref AB-evenement bijwoont of zich aanmeldt om persoonlijke gegevens van ons te ontvangen, inclusief training; of
In sommige omstandigheden verzamelen we persoonlijke gegevens over u van een externe bron. We kunnen bijvoorbeeld persoonlijke gegevens verzamelen van uw organisatie, andere organisaties waarmee u te maken heeft, overheidsinstanties, een kredietrapportagebureau, een informatie- of dienstverlener of uit een openbaar beschikbaar document.
BENT U VERPLICHT PERSOONLIJKE GEGEVENS TE VERSTREKKEN?
Als algemeen principe verstrekt u ons uw persoonsgegevens geheel vrijwillig; er zijn over het algemeen geen nadelige gevolgen voor u als u ervoor kiest om geen toestemming te geven of persoonlijke gegevens te verstrekken. Er zijn echter omstandigheden waarin Beijer Ref AB zonder bepaalde van uw persoonsgegevens geen actie kan ondernemen, bijvoorbeeld omdat deze persoonsgegevens nodig zijn om uw instructies of bestellingen en leveringen te verwerken, u toegang te geven tot een webaanbod of nieuwsbrief of uw informatie in een wervingsproces of om een wettelijk verplichte nalevingsscreening uit te voeren. In deze gevallen is het helaas voor ons niet mogelijk om u te voorzien van wat u vraagt zonder de relevante persoonlijke gegevens en zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.
VOOR WELKE DOELEINDEN ZULLEN WIJ UW GEGEVENS GEBRUIKEN?
We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen voor de volgende doeleinden gebruiken ("Toegestane doeleinden"):
• Verkoop van goederen of andere diensten of zaken waar u om hebt gevraagd, inclusief online diensten of oplossingen zoals geïnstrueerd of gevraagd door u of uw organisatie;
• Het beheren en administreren van de zakelijke relatie van u of uw organisatie met Beijer Ref AB, inclusief het verwerken van betalingen, boekhouding, auditing, facturering en incasso, ondersteunende diensten;
• Naleving van onze wettelijke verplichtingen (zoals registratieverplichtingen), nalevingsscreening of registratieverplichtingen (bijv. exportwetten, handelssanctie- en embargowetten, voor antiwitwas, financiële en kredietcontrole en fraude- en misdaadpreventie en opsporingsdoeleinden), waaronder geautomatiseerde controles van uw contactgegevens of andere informatie die u verstrekt over uw identiteit aan de hand van toepasselijke lijsten met gesanctioneerde partijen en contact met u opnemen om uw identiteit te bevestigen in geval van een mogelijke match of het opnemen van interactie met u die relevant kan zijn voor nalevingsdoeleinden;
• Om onze diensten en communicatie aan u te analyseren en te verbeteren;
• Het beschermen van de veiligheid van en het beheren van toegang tot onze gebouwen, IT- en communicatiesystemen, online platforms, websites en andere systemen, het voorkomen en detecteren van veiligheidsbedreigingen, fraude of andere criminele of kwaadwillende activiteiten;
• Voor verzekeringsdoeleinden;
• Voor het bewaken en beoordelen van de naleving van ons beleid en onze normen;
• Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen en verzoeken, inclusief rapportage aan en/of gecontroleerd worden door nationale en internationale regelgevende instanties;
• Om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en om onze wettelijke rechten uit te oefenen en/of te verdedigen; en
• Voor elk doel dat verband houdt met en/of bijkomstig is aan een van de bovenstaande of enig ander doel waarvoor uw persoonlijke gegevens aan ons zijn verstrekt.
Waar u ons uitdrukkelijk uw toestemming hebt gegeven, kunnen wij uw persoonsgegevens ook voor de volgende doeleinden verwerken:
• Met u communiceren via de kanalen die u hebt goedgekeurd om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen in de sector, aankondigingen en andere informatie over producten, technologieën en diensten van Beijer Ref AB (inclusief nieuwsbrieven en andere informatie) en over Beijer Ref AB trainingen, evenementen en projecten;
• Klantenonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, sweepstakes, prijsvragen of andere promotionele activiteiten of evenementen; of
• Het verzamelen van informatie over uw voorkeuren om een gebruikersprofiel aan te maken om de kwaliteit van onze communicatie en interactie met u te personaliseren en te bevorderen (bijvoorbeeld door middel van het volgen van nieuwsbrieven of website-analyse).
Met betrekking tot marketinggerelateerde communicatie zullen we - waar wettelijk vereist - u dergelijke informatie alleen verstrekken nadat u zich hebt aangemeld en u op elk moment de mogelijkheid bieden om u af te melden als u geen verdere marketinggerelateerde communicatie van ons wilt ontvangen. We zullen uw persoonlijke gegevens niet gebruiken voor het nemen van geautomatiseerde beslissingen die op u van invloed zijn of het maken van profielen anders dan hierboven beschreven.
Afhankelijk van voor welke van de bovenstaande Toegestane doeleinden we uw persoonsgegevens gebruiken, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken op een of meer van de volgende rechtsgronden:
• Omdat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een klant- of leveranciersopdracht(en) of ander contract met u of uw organisatie;
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om een pensioenadministratie of belastingadministratie bij te houden); of
• Omdat verwerking noodzakelijk is voor onze legitieme belangen of die van externe ontvangers die uw persoonlijke gegevens ontvangen, op voorwaarde dat dergelijke belangen niet worden ondermijnd door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.
Bovendien kan de verwerking gebaseerd zijn op uw toestemming wanneer u ons die uitdrukkelijk hebt gegeven.
MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?
We kunnen uw persoonlijke gegevens delen in de volgende omstandigheden:
• We kunnen uw persoonlijke gegevens op vertrouwelijke basis delen tussen de Beijer Ref-entiteiten voor het verstrekken van juridisch advies of andere producten of diensten en voor administratieve, facturerings- en andere zakelijke doeleinden. Een lijst van de landen waarin Beijer Ref Entities zijn gevestigd, is te vinden op onze Beijer Ref-website beijeref.com;
• We kunnen uw persoonlijke gegevens bekendmaken aan externe partners om namens ons taken uit te voeren, zoals het leveren van IT-diensten of het helpen met marketing en werving, het beheren van persberichten, gegevensanalyse of statistieken.
• We kunnen uw contactgegevens op vertrouwelijke basis aan derden bekendmaken om uw feedback over de dienstverlening van Beijer Ref AB te verzamelen, om ons te helpen onze prestaties te meten en om onze diensten te verbeteren en te promoten;
• We kunnen uw persoonsgegevens delen met bedrijven die diensten verlenen voor witwascontroles, kredietrisicovermindering en andere fraude- en misdaadpreventiedoeleinden en bedrijven die soortgelijke diensten verlenen, waaronder financiële instellingen, kredietinformatiebureaus en regelgevende instanties waarmee dergelijke persoonsgegevens worden gedeeld;
• We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met elke derde partij aan wie we onze rechten of verplichtingen toewijzen of vernieuwen;
• We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met derden, bijvoorbeeld rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevers of advocaten of andere partijen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een juridische of billijke claim, of voor de doeleinden van een vertrouwelijk proces voor alternatieve geschillenbeslechting;
• We kunnen ook serviceproviders binnen of buiten Beijer Ref AB, in binnen- of buitenland, bijvoorbeeld gedeelde servicecentra, instrueren om namens ons en in overeenstemming met onze instructies persoonsgegevens te verwerken voor de Toegestane doeleinden. Beijer Ref AB behoudt de controle over en blijft volledig verantwoordelijk voor uw persoonlijke gegevens en zal passende waarborgen gebruiken zoals vereist door de toepasselijke wetgeving om de integriteit en veiligheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen bij het inschakelen van dergelijke dienstverleners;
• We kunnen ook geaggregeerde persoonlijke gegevens en statistieken gebruiken om het websitegebruik te monitoren om ons te helpen onze website en onze diensten te ontwikkelen.
Anders zullen we uw persoonlijke gegevens alleen vrijgeven wanneer u ons daartoe opdracht geeft of ons toestemming geeft, wanneer we hiertoe worden verplicht door toepasselijke wet- of regelgeving of een gerechtelijk of officieel verzoek, of zoals vereist om feitelijke of vermoedelijke frauduleuze of criminele activiteiten te onderzoeken.
PERSOONLIJKE GEGEVENS OVER ANDERE MENSEN DIE U AAN ONS VERSTREKT
Als u ons persoonlijke gegevens over iemand anders verstrekt (zoals een van uw directeuren of werknemers, of iemand met wie u zaken doet), moet u ervoor zorgen dat u het recht hebt om die persoonlijke gegevens aan ons bekend te maken en dat, zonder dat wij enige verdere stappen, kunnen we die persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en openbaar maken zoals beschreven in dit privacybeleid. In het bijzonder moet u ervoor zorgen dat de betrokken persoon op de hoogte is van de verschillende zaken die in dit privacybeleid worden beschreven, aangezien deze zaken betrekking hebben op die persoon, inclusief onze identiteit, hoe u contact met ons kunt opnemen, onze doeleinden van verzameling, onze praktijken voor het vrijgeven van persoonsgegevens (inclusief openbaarmaking aan buitenlandse ontvangers), het recht van het individu om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens en om klachten in te dienen over de verwerking van de persoonlijke gegevens, en de gevolgen als de persoonlijke gegevens niet worden verstrekt (zoals ons onvermogen om diensten te verlenen).
PERSOONLIJKE GEGEVENS OVER U BEVEILIGEN
We zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk en veilig te houden in overeenstemming met onze interne procedures voor de opslag, openbaarmaking van en toegang tot persoonlijke gegevens. Persoonlijke gegevens kunnen worden bewaard in onze technologiesystemen voor persoonlijke gegevens, die van onze contractanten of in papieren bestanden.
OVERDRACHT VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS IN HET BUITENLAND
Beijer Ref AB maakt deel uit van een wereldwijd actieve business group, de Beijer Ref group. We kunnen uw persoonlijke gegevens naar het buitenland overdragen indien nodig voor de Toegestane doeleinden zoals hierboven beschreven. Dit kunnen landen zijn die niet hetzelfde beschermingsniveau bieden als de wetten van uw eigen land (bijvoorbeeld de wetten binnen de Europese Economische Ruimte of Australië). We zullen ervoor zorgen dat dergelijke internationale overdrachten worden onderworpen aan passende of geschikte waarborgen zoals vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 of andere relevante wetten. Dit omvat het aangaan van de EU-modelcontractbepalingen die hier beschikbaar zijn
PERSOONLIJKE GEGEVENS OVER U BIJWERKEN
Als een van de persoonlijke gegevens die u ons hebt verstrekt, verandert, bijvoorbeeld als u uw e-mailadres wijzigt of als u een verzoek dat u aan ons hebt gedaan wilt annuleren, of als u merkt dat we onjuiste persoonlijke gegevens over u hebben, laat het ons weten door een e-mail te sturen naar contact@freddox.com. Wij zijn niet verantwoordelijk voor enig verlies dat voortvloeit uit onjuiste, niet-authentieke, gebrekkige of onvolledige Persoonsgegevens die u ons verstrekt.
HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?
Uw persoonlijke gegevens worden verwijderd wanneer dit niet langer redelijkerwijs vereist is voor de Toegestane doeleinden of wanneer u uw toestemming intrekt (indien van toepassing) en we niet wettelijk verplicht of anderszins toegestaan zijn om dergelijke gegevens te blijven opslaan. We zullen in het bijzonder uw persoonlijke gegevens bewaren waar nodig voor Beijer Ref AB om juridische claims te doen gelden of te verdedigen tot het einde van de relevante bewaarperiode of totdat de claims in kwestie zijn geregeld.
JOUW RECHTEN
Onder bepaalde wettelijke voorwaarden hebt u het recht om een kopie op te vragen van de persoonlijke gegevens die wij over u hebben, om eventuele onjuiste persoonlijke gegevens te laten corrigeren en om bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonlijke gegevens of om deze te beperken. U kunt ook een klacht indienen als u zich zorgen maakt over onze omgang met uw persoonsgegevens.
Als je een van de bovenstaande dingen wilt doen, stuur dan een e-mail naar contact@freddox.com. We kunnen u vragen uw identiteit te bewijzen door ons een kopie van een geldig identificatiemiddel te bezorgen, zodat we kunnen voldoen aan onze veiligheidsverplichtingen en om ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens te voorkomen. We behouden ons het recht voor om u een redelijke administratieve vergoeding in rekening te brengen voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken met betrekking tot uw toegang tot uw gegevens, en voor eventuele extra kopieën van de persoonlijke gegevens die u bij ons opvraagt.
We zullen alle verzoeken of klachten die we ontvangen in overweging nemen en u tijdig van een antwoord voorzien. Als u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u uw klacht voorleggen aan de relevante privacytoezichthouder. Op verzoek verstrekken wij u de details van uw relevante toezichthouder.
UPDATES VAN DIT PRIVACYBELEID
Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt in mei 2018. We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd bij te werken en te wijzigen om eventuele wijzigingen in de manier waarop we uw persoonlijke gegevens verwerken of veranderende wettelijke vereisten weer te geven. In het geval van dergelijke wijzigingen zullen we het gewijzigde privacybeleid op onze website plaatsen of anderszins publiceren. De wijzigingen worden van kracht zodra ze op deze website zijn geplaatst.
HOE KOMT U IN CONTACT MET BEIJER REF AB
We verwelkomen uw mening over onze website en ons privacybeleid. Als u contact met ons wilt opnemen met vragen of opmerkingen, stuur dan een e-mail naar contact@freddox.com